HDL Connect

Payouts-sidan listar alla Stripe-utbetalningar till ert bankkonto. Varje rad visar belopp, status och om den är hanterad eller ej.

• Matcha & Bokfor — Öppnar förhandsgranskning (preview). Systemet hamtar transaktioner från Stripe, matchar mot Fortnox-fakturor och visar en sammanstallning.
• Manuellt — Markerar payouten som manuellt hanterad (t.ex. om du redan bokfort den).
• Klicka på raden — Visa transaktionsdetaljer även för redan hanterade payouts.

Förhandsgranskning (Preview)

Nar du klickar "Matcha & Bokfor" visas en modal med:

• Fakturabetalningar — Fortnox-fakturor som matchats via ordernummer. Visar kundnamn, fakturanummer och belopp.
• Kreditfakturor — Aterbetalningar matchade mot kreditfakturor i Fortnox med negativt belopp.
• Ej matchade — Transaktioner dar ingen faktura hittades. Dessa bokas inte automatiskt.
• Avgiftsverifikat — Stripe-avgifter bokförs som ett samlingsverifikat med moms uppdelat.

Klicka Godkann & Bokfor i Fortnox för att registrera inbetalningarna och posta verifikatet. Inget sker i Fortnox innan du godkanner.

Vad som bokförs

• Inbetalningar — Registreras via Fortnox Fakturainbetalningar med betalningslage "STRIPE" (konto 1580). Varje inbetalning bokförs automatiskt så fakturan markeras som slutbetald.
• Kreditinbetalningar — Samma princip men mot kreditfakturor (se avsnitt 5).
• Avgiftsverifikat — Stripe-avgifter bokförs som verifikat:
  Debet 6061 (avgifter exkl. moms) + Debet 2641 (ingående moms 25%) / Kredit 1580
  Debet 1930 (utbetalning till bank) / Kredit 1580

Systemet matchar Stripe-transaktioner mot Fortnox-fakturor via foljande kedja:

1. Stripe-betalningen sparar ett order_id (t.ex. "ORD-100672") i betalningens metadata.
2. Systemet extraherar ordernumret (t.ex. "100672") och soker i Fortnox efter en faktura med Er orderreferens (YourOrderNumber) = "100672".
3. Varje kandidat verifieras individuellt för exakt matchning — Fortnox list-API kan ge partiella traffar, så varje faktura hamtas och kontrolleras.
4. For återbetalningar (refunds) följs kedjan från refund-objektet tillbaka till den ursprungliga betalningen för att hitta rätt ordernummer, och matchas sedan mot en kreditfaktura i Fortnox.

Bara fakturor från 2025-01-01 och framåt soks för att undvika matchning mot äldre fakturor med liknande ordernummer.

Systemet hanterar flera vanliga specialfall automatiskt vid inbetalningsregistrering:

Nar en återbetalning (refund) sker i Stripe matchar systemet den automatiskt mot en kreditfaktura i Fortnox med samma ordernummer (YourOrderNumber) som originalfakturan.

• Aterbetalningar identifieras genom negativt belopp och typ refund / payment_refund i Stripe.
• Systemet följer kedjan från refund-objektet tillbaka till den ursprungliga betalningen för att hitta ordernumret.
• Kreditfakturan måste finnas i Fortnox med samma Er orderreferens som originalfakturan.
• Kreditinbetalningen registreras med negativt belopp och bokförs automatiskt.

I förhandsgranskningen visas kreditfakturor separat med varningsfarg och negativt belopp.

Systemet hanterar fakturor i utlandsk valuta (t.ex. EUR) automatiskt. Nar en faktura i Fortnox är i annan valuta an SEK skickas bade:

• Amount — Beloppet i SEK (konverterat via Stripes vaxelkurs)
• AmountCurrency — Beloppet i fakturans valuta (t.ex. EUR, från fakturans Balance)

Fortnox hanterar sedan vaxelkursdifferenser automatiskt. Ingen manuell kurshantering behovs.

Om en betalningsregistrering misslyckas (t.ex. Fortnox API-fel, timeout, eller ogiltig data) hamnar transaktionen som en dead letter istallet för att avbryta hela processen.

Dead Letters visas som kort med fullstandig information:

• Felmeddelande — Klartext-beskrivning av vad som gick fel
• Fakturadetaljer — Fakturanummer, kundnamn, ordernummer, belopp och saldo
• Handelsehistorik — Tidslinjevyn av alla trace-händelser kopplade till transaktionen
• Stripe txn-ID och sync run — For sparbarhet och felsokning

Atgarder:

• Forsok igen — Kor om betalningsregistreringen. Om fakturan redan blivit slutbetald (t.ex. manuellt) markeras dead lettern som lost automatiskt.
• Markera som lost — Stanger dead lettern om du hanterat det manuellt i Fortnox.

Använd kryssrutan "Visa losta" för att även se historiska dead letters.

Om en payout behover koras om (t.ex. om det blev fel vid bokningen) kan du klicka "Ångra" på en hanterad payout.

Detta gor foljande:

• Raderar alla synkade transaktioner, dead letters, trace-loggar och justeringar kopplade till payouten
• Återställer payouten till status "ej hanterad" så den kan koras igen
• Loggar aterstellningen i systemet

Viktigt: Ångra-funktionen tar bara bort data i HDL Connect. Du måste manuellt ta bort motsvarande verifikat och inbetalningar i Fortnox innan du kor payouten på nytt.

Under Loggar finns tre flikar:

Bokföringslogg

Detaljerad tidslinje (trace) för varje payout-avstamning. Visar steg för steg vad som hande:

• Transaktioner hamtade från Stripe
• Order-ID upplosta och fakturor matchade
• Betalningar registrerade och bokforda
• Varningar (t.ex. "redan slutbetald", "ej matchad")
• Avgiftsverifikat skapat
• Eventuella fel med fullstandig beskrivning

Klicka på en payout-rad för att öppna tidslinjevyn med alla händelser i kronologisk ordning.

Justeringar

Listar alla automatiska datumjusteringar som systemet gjort (nar betalningsdatum ligger fore fakturadatum). Varje justering har:

• Serienummer (HDL-ADJ-001 etc.)
• Fakturanummer, kund och belopp
• Originaldatum (overstruket) och justerat datum
• Motivering och kommentar

Systemloggar

Tekniska runtime-loggar från applikationen. Använd nivåfilter för att filtrera pa:

• Error — Allvarliga fel
• Warning — Varningar
• Info — Informationsmeddelanden

Under Inställningar konfigureras Fortnox-koppling och bokföringskonton.

Fortnox-koppling

Visar om Fortnox är kopplat, företags-ID och när OAuth-token går ut. Klicka "Koppla Fortnox" för att auktorisera.

Bokföringskonton

Andringarna visas direkt i en förhandsvisning som visar hur ett exempelverifikat bokförs med valda konton.

Stripe tar ut avgifter inklusive 25% svensk moms. Systemet delar upp avgiften automatiskt:

• Moms = Totalavgift * momssats / (1 + momssats)
• Netto = Totalavgift - Moms

Vid återbetalningar kan avgiften minskas (fee reversal). Systemet räknar av dessa automatiskt från den totala avgiften för payouten.

Systemet stodjer flera organisationer, dar varje organisation kan ha ett eller flera projekt (t.ex. separata e-handelsbutiker med egna Stripe- och Fortnox-kopplingar).

Struktur

• Organisation — T.ex. ett bolag. Har eget inloggningsuppgifter.
• Projekt — En butik/sajt med eget Stripe Connected Account och egen Fortnox-koppling.

Anvandarnavaer

• Super Admin — Ser alla organisationer och projekt. Kan skapa, redigera och ta bort via Administration-sidan.
• Organisationsanvändare — Ser bara sina egna projekt. Loggar in med organisationens uppgifter.

Administration

Super Admin kan under Administration:

• Skapa och redigera organisationer (namn, inloggningsuppgifter)
• Skapa och redigera projekt (namn, Stripe Connected Account-ID)
• Koppla Fortnox separat per projekt via Inställningar

Projektval

Nar du loggar in som Super Admin eller tillhor en organisation med flera projekt visas en projektvaljare. Alla API-anrop och data avgransas sedan till det valda projektet.

For att systemet ska fungera krävs foljande:

• Stripe Connect med destination charges
• E-handelsplattformen lagrar order_id i PaymentIntent metadata
• Fortnox-fakturor har ordernumret i faltet Er orderreferens (YourOrderNumber)
• Betalningslaget "STRIPE" är skapat i Fortnox med konto 1580 som motkonto
• Fortnox OAuth-app är kopplad med scoparna: bookkeeping, invoice, payment, settings
• Kreditfakturor i Fortnox har samma Er orderreferens som originalfakturan